Agenţia Judeţeană pentru Plăţi şi Inspecţie Socială (AJPIS) Botoşani a fost nominalizată ca un exemplu de bună practică la nivel naţional, după ce conducerea instituţiei a dezvoltat un minidosar electronic în format PDF cu fișiere inteligente, cu rolul de a ușura atât completarea de către beneficiari, cât și preluarea și procesarea rapidă de către personalul AJPIS a tuturor informațiilor înscrise în aceste documente.
Agenţia Naţională pentru Plăţi şi Inspecţie Socială a sesizat utilitatea acestui formular inteligent și a luat măsura generalizării la nivel național, respectiv a utilizării formularului de către toate instituţiile similare din ţară.
„Am făcut acel minidosar electronic sub forma unui PDF inteligent care inclusiv validează datele, CNP-ul, codul IBAN pe care îl introduce persoana, codul fiscal. Când completează cererea, automat se completează cu date şi declaraţia pe propria răspundere pe a doua pagină, ca să fie mai uşor şi pentru cetăţeni de completat. Avem propriul program pe care l-am dezvoltat şi extrage automat datele de acolo, ceea ce ne ajută enorm de mult să nu pierdem timp cu citirea şi culegerea datelor din fiecare cerere în parte”, a declarat Sebastian Tocariu, director executiv în cadrul AJPIS.
„Roboţii lucrează de la Botoşani”
Potrivit oficialului, instituţia are o bază de date şi funcţionarii nu mai pierd timp cu culesul datelor şi descărcarea cererilor.
„În felul acesta, colegii se concentrează pe esenţial, pe corectitudinea datelor. Ceea ce se poate valida, se validează automat. Ba chiar mai mult, cu ajutorul unei firme care realizează roboţi informatici, am configurat nişte servere şi nişte roboţi care descarcă automat toate cererile din platformă. Oamenii încarcă cererile, PDF-urile, pe platforma aici.gov.ro, primesc un număr de înregistrare şi aleg AJPIS-ul la care vor să încarce şi încarcă PDF-ul făcut de mine. Nişte roboţi informatici se conectează la platformă, descarcă cererile, apelează programul pe care l-am făcut eu şi scot datele. Apoi, funcţie de răspunsul pe care-l dă programul, roboţii le răspund oamenilor, că au o dată trecută greşit sau dacă este totul în regulă, că au trecut faza automată de validare şi transmit pe loc un e-mail persoanei”, a explicat oficialul.
Toată infrastructura naţională este acum la AJPIS Botoşani
„Roboţii lucrează de la Botoşani şi descarcă pentru toate AJPIS-urile. Sunt trei roboţi care lucrează 24 de ore din 24 şi sunt aici, la Botoşani, pe serverele noastre. Sunt nişte programe informatice, dar care, efectiv, dacă s-ar uita cineva la ecran, e ca şi cum ar lucra o persoană cu mouse-ul, dau click pe platformă, pun parola, descarcă documentul, îl salvează, pornesc programul de validare a datelor. Înlocuiesc munca de rutină pe care ar face-o o persoană care să stea în faţa monitorului şi să dea click aici, click dincolo. Deci toată treaba asta o fac roboţii. Iar funcţionarii doar găsesc într-un folder toate cererile descărcate pe judeţe şi în baza de date toate datele extrase şi validate pentru efectuarea plăţii şi doar se uită, validează şi dau ok pentru plată”, a mai spus Sebastian Tocariu.
