Unele instituții nu reușesc să țină pasul cu dezvoltarea. Nu pentru că nu s-ar dori acest lucru, ci pentru că problemele cu care se confruntă au ajuns să le inunde sediul la propriu și la figurat.
Este cazul Serviciului Județean Botoșani al Arhivelor Naționale, care nu are o clădire proprie adecvată și nici angajați suficienți. Ba mai mult, documentele pe care ar trebui să le preia sunt transmise în dezordine de creatorii de documente, majoritatea chiar instituții ale statului.
„Suntem departe de ceea ce ar trebui să fim”
Problemele au fost expuse vineri, în cadrul ședinței Colegiului Prefectural, de Rodica Cracană, actualul șef al Serviciului Județean al Arhivelor Naționale. Cauzele ar fi multe, iar una dintre ele ar fi că instituția nu are personalitate juridică.
În plus, clădirea în care funcționează aparține Inspectoratului de Poliție Județean Botoșani. S-au făcut îmbunătățiri, unele probleme au fost înlăturate, dar condițiile de lucru par să fie desprinse din vremuri de mult apuse.
„Suntem departe de ceea ce ar trebui să fim. Până acum doi ani ne ploua la etajul trei. Deci am avut probleme cu acoperișul, am avut probleme cu geamurile. Cei care ați intrat sau veți intra în sediul nostru o să vedeți că suntem încă din secolul trecut… departe de secolul trecut. V-am mai spus și altă dată – noi nu am avut apă caldă să ne spălăm pe mâini până acum cinci – șase ani. Deși lucrăm cu documente în fiecare zi. Cel mai vechi document este de la 1529 – nu lucrăm cu el în special, acela mai rar se scoate – dar lucrăm în fiecare zi cu documente, unele din ele în stare bună în stare bună de conservare, altele așa cum ni le-a predat creatorii”, a spus Rodica Crăcană. Iar aceasta nu s-a sfiit să arate întregul noian de probleme.
„Efectiv suntem îngropați în cereri…”
Unitatea deține în depozitele instituției peste 4.900 metri liniari de arhivă, ordonați în 918 fonduri. Adică undeva la aproape cinci kilometri de arhive, iar solicitările din partea populației au crescut enorm de mult în ultimii ani, din cauza măsurilor reparatorii dispuse de legislativ sau executiv (acordarea unor drepturi foștilor prizonieri de război, refugiații din Basarabia și Bucovina sau cei care au fost deportați în Transnistria, la care se adaugă fondul funciar, cererile legate de starea civilă, donații, testamente, hotărâri judecătorești, decizii de expropriere, autorizații pentru executarea de lucrări etc).
„Funcționăm cu nouă angajați, șapte funcționari publici, din care patru cu studii superioare. Fac delimitarea pentru că atribuțiile sunt specifice arhiviștilor, celor cu studii superioare, și arhivarilor, celor cu studii medii. Patru cu studii superioare suntem de toți, deci putem face activitate de control, de preluare, de prelucrare, de deservire la școala de studiu, de îmbunătățire a fondului. Cei cu studii medii, acum sunt îngropați în cereri. Efectiv suntem îngropați în cereri…”, a mai arătat Rodica Crăcană.
„Nu suntem deloc modernizați”
Problemele nu se opresc aici pentru că, pe lângă aceste activități de lucru cu publicul, sunt operațiunile arhivistice – ordonare/inventariere, întocmire fișe de descriere, verificarea existentului, numerotare file, conservare, restaurare, etc. În plus, digitalizarea documentelor de stare civilă până la 1918 presupune o muncă sisifică, uneori fiind nevoie de reconstituirea unor acte.
Prin implementarea proiectului, actele necesare documentării vor putea fi consultate online de către cetățeni. În cadrul acestui proiect, în anul 2022 au fost introduși 37.060 indecși. Proiectul are ca și dată limită 15 iunie 2023, iar în Planul de activitate pe anul 2023 sunt trecute încă 18.000 de indexări și reproducerile foto aferente care trebuie realizate de angajați. „Anul trecut am avut o persoană care s-a angajat în Arhive, dar la sfârșit de an s-a mutat la Suceava”, a mai spus Rodica Crăcană, care a adăugat că anii trecuți nu au fost persoane care să fie interesate să se angajeze aici. De altfel, mulți aleg să stea departe de instituție.
„În <<Săptămâna Altfel>> copiii care au venit pe la noi, pe la Arhivă, fie că erau mari, fie că erau mici, nu au găsit activitatea interesantă din cauza aspectelor Arhivelor pe interior. Nu suntem deloc modernizați, deci nu avem nimic nou care să atragă un copil. Asta au spus <<Miroase a praf, a mucegai>>”, a completat șefa Arhivelor.
Arhiva sabotată de instituţii
Paradoxal, bețe în roate pun și celelalte instituții ale statului. Asta pentru că așa numiții creatorii de documente, care sunt în principal instituțiile statului, depun arhivele în dezordine. „Documentele respective trebuie să ajungă în anumite condiții, condiții însemnând să fie prelucrate arhivistic. Prelucrarea este sarcina dumneavoastră – a tuturor creatorilor de documente. Și aici întâmpinăm cele mai mari dificultăți. Am constatat că arhiva este un apendice. Există acolo dar, dacă s-ar putea să nu existe, ar fi și mai bine”, a spus în plenul ședinței Rodica Crăcană, șef Serviciul Județean Botoșani al Arhivelor.
Cauza, susține aceasta, ar fi faptul că din organigrama instituțiilor publice a dispărut funcția de „responsabil cu arhiva”, persoana care execută aceste activități având în prezent alte atribuții, dar care a fost „pedepsită de către șef și trimisă la Arhive, să lucreze și arhiva”. Ca exemplu, Rodica Cracană a prezentat situația de la câteva școli, unde secretarul ar trebui să se ocupe de arhivă, doar că persoana care deține această funcție lucrează la mai multe unități de învățământ. Din acest motiv, documentele ar fi amestecate de la o școală la alta.
Prefect luat la rost
În acest context, prefectul Sorin Cornilă a întrebat-o dacă a solicitat sprijinul Inspectoratului Școlar Județean (IȘJ) pentru rezolvarea acestei probleme, însă replica dată de șefa de la Arhive a generat hohote de râs. „Nu numai școlile au problema aceasta. Fiecare instituție responsabilă cu arhiva are problema asta… Asta este și situația la Prefectură”, a afirmat Rodica Cracană. Încercând să dreagă busuiocul, prefectul a mai venit cu o completare – „La noi arhiva e oglindă”, a spus râzând Sorin Cornilă, la care șefa de la Arhive i-a dat un nou răspuns. „Mă abțin”, a adăugat în aceeași notă Rodica Cracană.
